mazowieckie / Warszawa
Specjalista
2024-11-19
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Specjalista
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 145129
Warunki pracy
Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:
Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.
Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się,
Na parterze i piętrach: I, II, III i IV (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.
Warunki dotyczące charakteru pracy:
- praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
- obsługa klientów zewnętrznych.
Zakres zadań
- Obsługuje w zakresie administracyjno-biurowym sekretariat Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej.
- Prowadzi dziennik korespondencji przychodzącej (eDOK) kierowanej do Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej. Prowadzi dziennik korespondencji z klauzulą "zastrzeżone", analizuje korespondencji i przekazuje ją do dekretacji Kierownictwu Departamentu Komunikacji Społecznej.
- Weryfikuje i analizuje pod kątem formalnym korespondencję przedkładaną do podpisu Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej, w tym przekazuje zwrotne informacje m.in. o występujących brakach formalnych w przedłożonej korespondencji.
- Prowadzi harmonogram, organizuje spotkania i zajęcia stałe Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej.
- Przygotowuje projekty pism, wykazów, statystyk, stosownie do poleceń Kierownictwa Departamentu Komunikacji Społecznej.
- Udziela interesantom informacji o kompetencjach Urzędu i kieruje je do właściwych Biur/Departamentów w celu załatwienia spraw.
- Prowadzi sprawy dotyczące zabezpieczania potrzeb Departamentu Komunikacji Społecznej na materiały biurowe, a także zabezpieczania potrzeb Kierownictwa Biura, w zakresie sprzętu, prasy, materiałów biurowych i spożywczych, w tym dokonuje zakupów oraz weryfikuje faktur.
- Prowadzi sprawy związane z ochroną informacji niejawnych w zakresie właściwości Departamentu Komunikacji Społecznej.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższe- Co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w wykonywaniu zadań sekretarsko-asystenckich.
- Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
- Znajomość organizacji urzędu i resortu spraw wewnętrznych i administracji.
- Podstawowa znajomość instrukcji kancelaryjnej.
- Podstawowa znajomość ustawy o ochronie danych osobowych.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
- Orientacja na klienta, umiejętność radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.
- Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
- Wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość systemu obiegu korespondencji eDOK.