mazowieckie / Warszawa
Administrative Coordinator (K/M/X)
dzisiaj
Sodexo Polska to światowy lider w usługach poprawiających jakość życia, działający w 43 krajach i zatrudniający 426 tysięcy pracowników. Firma jest obecna na polskim rynku od ponad 30 lat, będąc największą ogólnopolską firmą z branży Facility Management oraz liderem kompleksowej obsługi nieruchomości. Oferuje szeroki wachlarz rozwiązań, od usług żywieniowych, przez profesjonalne sprzątanie, wsparcie recepcyjne i usługi concierge (Soft FM), po niezawodny serwis techniczny (Hard FM), w tym obsługę systemów ochrony przeciwpożarowej. Realizuje zintegrowane usługi zarządzania nieruchomościami (Integrated Facility Management) w ponad 200 obiektach oraz prowadzi 45 restauracji pracowniczych.
Administrative Coordinator (K/M/X)
Miejsce pracy: Warszawa
Zakres obowiązków:
- Zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego dla członków najwyższej kadry managerskiej
- Zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań biznesowych, podróży służbowych oraz koordynacja obiegu dokumentów i korespondencji
- Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem biura, recepcji oraz infrastruktury pracowniczej, dbałość o wysoki standard obsługi i bezpieczeństwa
- Koordynacja procesów onboardingowych i offboardingowych, w tym przygotowania stanowisk pracy, dostępów oraz rozliczania mienia firmowego
- Wsparcie w obszarze finansów i zakupów poprzez procesowanie faktur, kontrolę kosztów biurowych oraz współpracę z dostawcami usług i produktów
- Administracja systemami i bazami danych, w tym zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz aktualizacja danych operacyjnych
- Zarządzanie środkami trwałymi, magazynem sprzętu oraz koordynacja inwentaryzacji i transferów wyposażenia pomiędzy jednostkami
- Koordynacja procesów związanych z urządzeniami fiskalnymi, terminalami płatniczymi, współpraca z Urzędami Skarbowymi itp.
- Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych, inicjatyw integracyjnych i działań wspierających zaangażowanie pracowników
- Współpraca z działami HR, Marketingu i Operacji w zakresie komunikacji wewnętrznej, employer brandingu oraz realizacji projektów biznesowych
Wymagania:
- Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, Office Manager, Administrative Manager lub pokrewnym
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie oraz ustalania priorytetów
- Doświadczenie w organizacji pracy biura, koordynacji procesów administracyjnych oraz współpracy z kadrą zarządzającą
- Znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Excel, PowerPoint i Outlook) oraz sprawność w pracy z systemami biznesowymi
- Biegła znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną współpracę w środowisku międzynarodowym
- Wysoka dokładność, odpowiedzialność i dyskrecja w pracy z dokumentacją oraz informacjami poufnymi
- Proaktywne podejście, umiejętność budowania relacji oraz samodzielność w rozwiązywaniu problemów i usprawnianiu procesów administracyjnych
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę w międzynarodowej organizacji
- Praca od poniedziałku do piątku
- Prywatna opieka medyczna
- Multisport
- Bony na święta (wg regulaminu)
- Ubezpieczenie na życie
- Płatny program poleceń pracowniczych
- Program Wsparcia Pracowników – indywidualna pomoc z zakresu psychologii, prawa i finansów dostępna 24/7
- Nauka języków obcych – darmowa platforma lub lekcje z lektorem
- Dodatkowe dni wolne na wolontariat
- Dodatkowe dni wolne na badania profilaktyczne
- Dofinansowanie zajęć sportowych
- Dofinansowanie nauki języków
- Dofinansowanie szkoleń i kursów
- Owoce
- Kawa / herbata
- Świętowanie urodzin
- Program rekomendacji pracowników
- Inicjatywy dobroczynne
- Concierge