Asystent
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
- Regularny kontakt z sekretariatami w innych jednostkach, urzędach oraz klientami zewnętrznymi;
- Praca przy komputerze powyżej 4h dziennie;
- Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie ministerstwa https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/informacja-dla-osob-z-niepelnosprawnosciami
Zakres zadań
- Obsługuje dokumentację, w tym przyjmuje, analizuje, dekretuje i ewidencjonuje korespondencję w systemie EZD, przygotowuje projekty odpowiedzi na pisma, monitoruje status załatwienia spraw oraz przygotowuje dokumenty do podpisu dyrekcji
- Zarządza terminarzami i kontaktami, prowadzi kalendarze spotkań dyrektora i jego zastępcy, a także listę kontaktów teleadresowych osób i instytucji współpracujących z komórką organizacyjną
- Organizuje spotkania i obsługuje interesantów, rezerwuje sale konferencyjne, organizuje catering
- Przyjmuje gości, udziela informacji oraz kieruje interesantów do odpowiednich pracowników merytorycznych
- Prowadzi sprawy osobowe pracowników, w tym rejestruje obecność, prowadzi ewidencję wyjść prywatnych, organizuje i rozlicza wyjazdy służbowe krajowe i zagraniczne oraz prowadzi zbiorczy plan urlopów pracowników
- Dba o zaopatrzenie w materiały biurowe i spożywcze
- Archiwizuje i przekazuje akty spraw do archiwum oraz wspiera bieżące działania w poszczególnych wydziałach BZL
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretarskiej/asystenckiej
- Znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej
- Znajomość zagadnień z obszaru funkcjonowania administracji publicznej
- Znajomość zasad obsługi klienta/interesanta
- Znajomość narzędzi Microsoft 365, w szczególności: Ms Teams, Forms, Lists
- Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, rzetelność, myślenie analityczne oraz umiejętność współpracy i komunikacji
- Niepracowanie lub niepełnienie służby zawodowej w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów ( Dz. U z 2023 r. poz. 342, 497 i 1195), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe