Executive Assistant & Operations Coordinator (K/M/X)
Jako światowy lider w usługach poprawiających jakość życia, z dumą działamy w 43 krajach, zatrudniając 426 tysięcy zaangażowanych pracowników. Każdego dnia nasze rozwiązania docierają do ponad 80 milionów konsumentów na całym świecie, wspierając ich w codziennym funkcjonowaniu i dbając o ich komfort. Na polskim rynku jesteśmy obecni od ponad 30 lat, ugruntowując swoją pozycję jako największa ogólnopolska firma z branży Facility Management oraz lider kompleksowej obsługi nieruchomości. Nasze portfolio obejmuje szeroki wachlarz rozwiązań, począwszy od wysokiej jakości usług żywieniowych, poprzez profesjonalne sprzątanie, aż po wsparcie recepcyjne i usługi concierge w ramach obszaru Soft FM. Zapewniamy również niezawodny serwis techniczny, czyli zaawansowane usługi Hard FM, w skład których wchodzi między innymi obsługa kluczowych systemów ochrony przeciwpożarowej. Nasze zintegrowane usługi zarządzania nieruchomościami (Integrated Facility Management) z sukcesem realizujemy w ponad 200 obiektach o różnorodnym profilu. Dopełnieniem tej kompleksowej oferty jest prowadzenie 45 nowoczesnych restauracji pracowniczych, w których codziennie dbamy o zbilansowane posiłki i satysfakcję zespołów naszych klientów.
- Kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne kadry zarządzającej, w tym zarządzanie kalendarzami, korespondencją oraz obiegiem dokumentów;
- Organizacja i koordynacja spotkań biznesowych, przygotowywanie materiałów, prezentacji, raportów oraz dokumentacji zarządczej;
- Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy kadrą zarządzającą a pozostałymi działami organizacji;
- Organizacja podróży służbowych, rezerwacja transportu i zakwaterowania oraz rozliczanie delegacji;
- Wsparcie w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ewidencji nieobecności oraz obsługi formalności administracyjnych;
- Koordynacja procesów związanych z fakturami kosztowymi, współpraca z dostawcami oraz wsparcie wybranych procesów zakupowych;
- Administracja wybranymi systemami biznesowymi, zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz dbanie o aktualność danych;
- Koordynacja procesów i współpracy z dostawcami usług wspierających działalność operacyjną firmy;
- Nadzór nad dokumentacją oraz formalnościami związanymi z funkcjonowaniem jednostek biznesowych i współpracą z instytucjami zewnętrznymi;
- Samodzielna organizacja wydarzeń firmowych, warsztatów, konferencji i spotkań biznesowych;
- Wsparcie oraz koordynacja projektów biznesowych realizowanych we współpracy z różnymi działami organizacji;
- Udział w inicjatywach wspierających kulturę organizacyjną, zaangażowanie pracowników, działania employer brandingowe oraz projekty wellbeingowe i CSR.
- Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, Office Manager, Project Coordinator lub podobnym;
- Doświadczenie we współpracy z kadrą menedżerską wyższego szczebla;
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2) umożliwiająca swobodną komunikację na spotkaniach biznesowych.
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Outlook, PowerPoint, Word i Excel;
- Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne oraz zdolność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami i priorytetami jednocześnie;
- Samodzielność, proaktywność oraz umiejętność podejmowania inicjatywy i rozwiązywania problemów;
- Umiejętność budowania relacji oraz skutecznej współpracy z interesariuszami na różnych szczeblach organizacji.
- Stabilne zatrudnienie w międzynarodowej organizacji na podstawie umowy o pracę;
- Praca od poniedziałku do piątku;
- Przyjazna atmosfera pracy oraz wsparcie zespołu;
- Możliwości rozwoju zawodowego, w tym dostęp do nauki języków obcych (platforma online lub zajęcia z lektorem);
- Program poleceń pracowniczych z atrakcyjnymi bonusami;
- Program wsparcia pracowników (Employee Assistance Program) – bezpłatne wsparcie psychologiczne, prawne i finansowe dostępne 24/7;
- Dodatkowe dni wolne za wolontariat oraz profilaktyczne badania zdrowotne;
- Prywatna opieka medyczna;
- Dofinansowanie karty Multisport;
- Ubezpieczenie na życie;
- Bony świąteczne (zgodnie z polityką firmy).