mazowieckie / Warszawa
Executive Assistant & Operations Coordinator (K/M/X)
wczoraj
Executive Assistant & Operations Coordinator (K/M/X)
Miejsce pracy: Warszawa
Opis stanowiska:
- Kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne kadry zarządzającej, w tym zarządzanie kalendarzami, korespondencją oraz obiegiem dokumentów.
- Organizacja i koordynacja spotkań biznesowych, przygotowywanie materiałów, prezentacji, raportów oraz dokumentacji zarządczej.
- Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy kadrą zarządzającą a pozostałymi działami organizacji.
- Organizacja podróży służbowych, rezerwacja transportu i zakwaterowania oraz rozliczanie delegacji.
- Wsparcie w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ewidencji nieobecności oraz obsługi formalności administracyjnych.
- Koordynacja procesów związanych z fakturami kosztowymi, współpraca z dostawcami oraz wsparcie wybranych procesów zakupowych.
- Administracja wybranymi systemami biznesowymi, zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz dbanie o aktualność danych.
- Koordynacja procesów i współpracy z dostawcami usług wspierających działalność operacyjną firmy.
- Nadzór nad dokumentacją oraz formalnościami związanymi z funkcjonowaniem jednostek biznesowych i współpracą z instytucjami zewnętrznymi.
- Samodzielna organizacja wydarzeń firmowych, warsztatów, konferencji i spotkań biznesowych.
- Wsparcie oraz koordynacja projektów biznesowych realizowanych we współpracy z różnymi działami organizacji.
- Udział w inicjatywach wspierających kulturę organizacyjną, zaangażowanie pracowników, działania employer brandingowe oraz projekty wellbeingowe i CSR.
Wymagania:
- Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, Office Manager, Project Coordinator lub podobnym.
- Doświadczenie we współpracy z kadrą menedżerską wyższego szczebla.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2) umożliwiająca swobodną komunikację na spotkaniach biznesowych.
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Outlook, PowerPoint, Word i Excel.
- Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne oraz zdolność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami i priorytetami jednocześnie.
- Samodzielność, proaktywność oraz umiejętność podejmowania inicjatywy i rozwiązywania problemów.
- Umiejętność budowania relacji oraz skutecznej współpracy z interesariuszami na różnych szczeblach organizacji.
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w międzynarodowej organizacji na podstawie umowy o pracę.
- Pracę od poniedziałku do piątku w przyjaznej atmosferze i przy wsparciu zespołu.
- Dostęp do nauki języków obcych (platforma online lub zajęcia z lektorem) oraz możliwości rozwoju zawodowego.
- Program poleceń pracowniczych z atrakcyjnymi bonusami.
- Program wsparcia pracowników (Employee Assistance Program) – bezpłatne wsparcie psychologiczne, prawne i finansowe 24/7.
- Dodatkowe dni wolne za wolontariat oraz profilaktyczne badania zdrowotne.
- Prywatną opiekę medyczną, dofinansowanie karty Multisport oraz ubezpieczenie na życie.
- Bony świąteczne zgodnie z polityką firmy.