pomorskie / Gdynia
Koordynator ds. Serwisu i Administracji
dzisiaj
W Info Marine na nowo definiujemy usługi morskie dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w zakresie monitoringu stanu technicznego oraz kulturze organizacyjnej opartej na współpracy i innowacyjności.
Dołącz do naszego międzynarodowego zespołu, w którym każde wyzwanie na morzu inspiruje nas do jeszcze lepszej i bardziej efektywnej wspólnej pracy.
Jako Koordynator/Koordynatorka ds. Serwisu i Administracji będziesz kluczowym ogniwem łączącym działy Sprzedaży, Operacji, HR, Księgowości oraz naszych klientów — dbając o sprawną realizację usług, płynną logistykę oraz raportowanie na każdym etapie współpracy.
Koordynator ds. Serwisu i Administracji
Miejsce pracy: Gdynia
Zadania:
- Rejestrowanie i aktualizowanie zleceń serwisowych w systemie CRM
- Współpraca z superintendentami i agentami w celu potwierdzania szczegółów usług oraz harmonogramów
- Monitorowanie postępu spraw i zapewnianie terminowych działań
- Planowanie i rezerwowanie zakwaterowania, lotów oraz lokalnego transportu na potrzeby wyjazdów serwisowych oraz nadzór nadrozliczeniami kosztów i kompletnością dokumentacji podróży
- Tworzenie harmonogramów podróży oraz rozliczanie kosztów delegacji
- Weryfikacja i przetwarzanie faktur, zleceń wyjazdu oraz rozliczeń delegacji
- Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi oraz współpraca z partnerami ubezpieczeniowymi
- Monitorowanie ewidencji czasu pracy, urlopów, nieobecności
- Utrzymywanie wewnętrznych raportów dotyczących rozliczeń z klientami
- Koordynowanie zbierania danych pomiarowych oraz dystrybucji raportów w ramach Condition Monitoring
- Przekierowywanie zapytań do działu analitycznego, monitorowanie informacji zwrotnych oraz reagowanie na zgłoszenia ze statków
- Współpraca z innymi działami firmy
Wymagania
- Biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie) do komunikacji biznesowej
- Silne umiejętności analityczne, logiczne myślenie oraz zdolność rozwiązywania problemów
- Doskonałe umiejętności interpersonalne i wysoka świadomość biznesowa
- Wyjątkowe zdolności organizacyjne oraz umiejętność pracy samodzielnej
- Kreatywne podejście do usprawniania procesów
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)
Mile widziane
- Zainteresowanie branżą morską
Oferujemy
- Konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia
- Stały rozwój zawodowy i szkolenia branżowe
- Współpracę w międzynarodowym zespole oraz przyjazną kulturę organizacyjną.
- Dofinansowanie do opieki medycznej oraz karty sportowej