małopolskie / Zabierzów
Koordynator / Koordynatorka szkoły i szkoleń
2026-11-03
Ogłoszenie numer: 11576107, z dnia 2026-11-03
Klient portalu Praca.pl
Koordynator / Koordynatorka szkoły i szkoleń
Miejsce pracy: Zabierzów
Opis stanowiska
Szukamy osoby, która pomoże nam zadbać o sprawne funkcjonowanie Instytutu. Kogoś, kto połączy umiejętności organizacyjne z otwartością na ludzi, zadba o szczegóły i będzie wspierać studentów, trenerów oraz cały zespół w codziennej pracy.
Nie musisz znać od początku wszystkich naszych procedur. Wszystkiego Cię nauczymy! Zapewnimy Ci wdrożenie, podczas którego poznasz naszą szkołę, systemy, dokumentację, zasady certyfikacji i sposób działania Instytutu.
Co będziesz robić?
- Koordynować szkolenia i harmonogramy
- Dbać o sprawną organizację szkoleń i zajęć.
- Pozostawać w stałym kontakcie z trenerami, potwierdzać terminy, ustalać zastępstwa i terminy odrabiania zajęć.
- Przygotowywać i aktualizować harmonogramy, uwzględniając dostępność trenerów oraz bieżące zmiany.
- Współorganizować wydarzenia, takie jak zakończenie roku szkoleniowego i spotkania rady pedagogicznej
- Obsługiwać korespondencję mailową, połączenia telefoniczne i wiadomości SMS.
- Odpowiadać na pytania studentów oraz pomagać im w bieżących sprawach organizacyjnych.
- Dbać o sprawny przepływ informacji między studentami, trenerami, zespołem i Zarządem.
- Prowadzić dokumentację i sprawy administracyjne.
- Prowadzić i aktualizować dokumentację studentów oraz trenerów.
- Przygotowywać zaświadczenia, skierowania, porozumienia i inne dokumenty.
- Obsługiwać system eduSky i dbać o aktualność zawartych w nim informacji.
- Przygotowywać komunikację dotyczącą wyników komisji i kolejnych etapów rejestracji.
- Wspierać obsługę spraw związanych z BUR i wymaganiami akredytacyjnymi.
Wymagania
- Minimum 5 lat doświadczenia w pracy biurowej – w administracji, koordynacji, obsłudze klienta lub na podobnym stanowisku.
- Bardzo dobra organizacja pracy – umiejętność planowania, ustalania priorytetów, pilnowania terminów i koordynowania wielu zadań jednocześnie.
- Samodzielność i odpowiedzialność – umiejętność prowadzenia spraw od początku do końca, dostrzegania potrzeb i szukania rozwiązań.
- Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne – swoboda w kontakcie telefonicznym, mailowym i osobistym, życzliwość oraz umiejętność przekazywania informacji w jasny i profesjonalny sposób.
- Dokładność i dbałość o dokumentację – skrupulatność w prowadzeniu ewidencji, przygotowywaniu pism i aktualizowaniu danych.
- Sprawna obsługa komputera i narzędzi biurowych – umiejętność pracy z pocztą elektroniczną, kalendarzami, dokumentami i arkuszami kalkulacyjnymi.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2 – umożliwiająca swobodną komunikację mailową i rozumienie dokumentacji.
- Umiejętność współpracy – otwartość na kontakt z różnymi osobami, wspieranie zespołu i dbanie o sprawny przepływ informacji.
- Dyskrecja i odpowiedzialność – szczególnie w pracy z dokumentacją i danymi studentów oraz trenerów.
- Gotowość do nauki – otwartość na poznawanie nowych systemów, procedur i zagadnień związanych z organizacją szkoły oraz procesami certyfikacyjnymi.
Mile widziane:
- Doświadczenie w koordynowaniu szkoleń, kursów, studiów lub innych procesów edukacyjnych.
- Doświadczenie w układaniu harmonogramów i współpracy z trenerami, wykładowcami lub innymi specjalistami.
- Znajomość systemów do obsługi szkół, szkoleń lub dokumentacji, w szczególności eduSky.
- Doświadczenie w przygotowywaniu dokumentów, zaświadczeń i certyfikatów.
- Znajomość zagadnień związanych z BUR lub standardami akredytacyjnym
- Nie oczekujemy, że od pierwszego dnia będziesz znać wszystkie procedury i specyfikę funkcjonowania naszej szkoły.
Oferujemy
Zapewnimy Ci wdrożenie i nauczymy Cię obowiązujących zasad.
Zależy nam na osobie, która ma solidne podstawy organizacyjne, jest zaangażowana i chce rozwijać swoje kompetencje.
Zależy nam na osobie, która ma solidne podstawy organizacyjne, jest zaangażowana i chce rozwijać swoje kompetencje.
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.