Office & Happiness Coordinator (K/M/X)
Jako światowy lider w usługach poprawiających jakość życia, z dumą działamy w 43 krajach, zatrudniając 426 tysięcy zaangażowanych pracowników. Każdego dnia nasze rozwiązania docierają do ponad 80 milionów konsumentów na całym świecie, wspierając ich w codziennym funkcjonowaniu i dbając o ich komfort. Na polskim rynku jesteśmy obecni od ponad 30 lat, ugruntowując swoją pozycję jako największa ogólnopolska firma z branży Facility Management oraz lider kompleksowej obsługi nieruchomości. Nasze portfolio obejmuje szeroki wachlarz rozwiązań, począwszy od wysokiej jakości usług żywieniowych, poprzez profesjonalne sprzątanie, aż po wsparcie recepcyjne i usługi concierge w ramach obszaru Soft FM. Zapewniamy również niezawodny serwis techniczny, czyli zaawansowane usługi Hard FM, w skład których wchodzi między innymi obsługa kluczowych systemów ochrony przeciwpożarowej. Nasze zintegrowane usługi zarządzania nieruchomościami (Integrated Facility Management) z sukcesem realizujemy w ponad 200 obiektach o różnorodnym profilu. Dopełnieniem tej kompleksowej oferty jest prowadzenie 45 nowoczesnych restauracji pracowniczych, w których codziennie dbamy o zbilansowane posiłki i satysfakcję zespołów naszych klientów.
Zakres Obowiązków:
- Zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego dla kadry zarządzającej oraz podległych zespołów operacyjnych;
- Zarządzanie dokumentacją firmową, dbanie o jej prawidłowy obieg, archiwizację oraz terminowość;
- Odpowiedzialność za procesy zaopatrzeniowe oraz bieżące kontrolowanie stanów wyposażenia;
- Budowanie i utrzymywanie relacji z zewnętrznymi dostawcami usług, partnerami biznesowymi;
- Planowanie i logistyczna obsługa podróży służbowych, spotkań biznesowych oraz firmowych eventów;
- Bieżące wsparcie procesów - obsługa faktur i monitorowanie kosztów operacyjnych;
- Aktywna współpraca z różnymi działami firmy w celu zapewnienia płynnej realizacji bieżących zadań i wdrażania nowych projektów;
- Czuwanie nad sprawną komunikacją wewnętrzną oraz wspieranie przestrzegania standardów i procedur organizacyjnych;
- Administrowanie wewnętrznymi systemami i bazami danych oraz przygotowywanie cyklicznych raportów zarządczych.
Wymagania:
- Min. 3-letnie doświadczenie na analogicznym stanowisku w firmie z branży usługowej;
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego - warunek konieczny;
- Zdolności analityczne i skrupulatność;
- Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne i wielozadaniowość;
- Biegła obsługa komputera - MS Office (w szczególności Excel, Word oraz PowerPoint);
- Samodzielność i wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania, terminy oraz poprawność przygotowywanej dokumentacji;
- Świetne umiejętności komunikacyjne umożliwiające budowanie relacji z różnymi działami w firmie.
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę;
- Atrakcyjny pakiet socjalny m.in. prywatną opiekę medyczną, Multisport, bony na święta (wg regulaminu), ubezpieczenie na życie;
- Płatny program poleceń pracowniczych;
- Program Wsparcia Pracowników – indywidualna pomoc z zakresu psychologii, prawa i finansów dostępna 24/7;
- Nauka języków obcych – darmowa platforma lub lekcje z lektorem;
- Dodatkowe dni wolne na wolontariat i badania profilaktyczne.