mazowieckie / Warszawa
Office Support Specialist
dzisiaj
People make places
Office Support Specialist Miejsce pracy: Warszawa
ISS FACILITY SERVICES POLSKA wchodzi w skład międzynarodowej Grupy ISS, jednego z największych na świecie usługodawców w zakresie kompleksowej obsługi obiektów. W Polsce firma działa od 1995 r. i zatrudnia około 2000 pracowników.
Obecnie szukamy osoby na stanowisko: Office Support Specialist
Obowiązki:
- Obsługa recepcji - obsługa pracowników oraz gości zewnętrznych.
- Organizowanie własnej pracy na recepcji.
- Przyjmowanie, sortowanie i dostarczanie korespondencji.
- Rejestrowanie obiegu dokumentów zgodnie z wewnętrznymi standardami firmy.
- Zapewnienie prawidłowego przepływu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz firmy.
- Dbanie o prawidłowy i efektywny przepływ informacji.
- Obsługa skrzynki pocztowej.
- Komunikowanie się z pracownikami w sprawach związanych z obiektem.
- Zarządzanie rezerwacjami w sposób odpowiadający potrzebom pracowników klienta.
- Przyjmowanie zgłoszeń, rejestrowanie ich w systemie, informowanie pracowników o statusie rezerwacji i ewentualne poszukiwanie alternatywnych rozwiązań.
- Koordynowanie zamówień- prowadzenie rejestru kart. wyrabianie, wydawanie, przyjmowanie i utylizacja kart.
- Praca z systemem zgłoszeniowym FMS lub innym dedykowanym.
- Zamawianie kurierów: Przyjmowanie zgłoszeń, rejestrowanie ich w systemie i zamawianie.
- Zamawianie cateringu zewnętrznego.
- Współpraca z działem IT.
- Współpraca z zespołem na kontrakcie.
- Inne czynności związane z realizacją kontraktu zlecone przez przełożonego.
Wymagania:
- Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym min. C1.
- Wykształcenie- min. średnie.
- Obsługa komputera umożliwiająca swobodną pracę.
- Znajomość podstawowych programów biurowych, takich jak MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.
- Skrupulatność w zarządzaniu danymi, dokumentacją oraz rezerwacjami.
- Profesjonalizm i uprzejmość w relacjach z klientami oraz współpracownikami.
- Wysoka kultura osobista, komunikatywność, proaktywna postawa i opanowanie.
Oferujemy:
- Zatrudnienie w oparciu o umowa o pracę.
- Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00.
- Rozpoczęcie współpracy od stycznia.
- Stabilne zatrudnienie i terminowe wynagrodzenie.
- Niezbędne narzędzia do pracy.
- Możliwość rozwoju w międzynarodowej firmie.
- Dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej.
- Możliwość skorzystania z darmowych konsultacji z dziedzin (psychologia, prawo, finanse, ekonomia, sprawy pracownicze).