Recepcjonista / Recepcjonistka (K/M/X)
Jako światowy lider w usługach poprawiających jakość życia, z dumą działamy w 43 krajach, zatrudniając 426 tysięcy zaangażowanych pracowników. Każdego dnia nasze rozwiązania docierają do ponad 80 milionów konsumentów na całym świecie, wspierając ich w codziennym funkcjonowaniu i dbając o ich komfort. Na polskim rynku jesteśmy obecni od ponad 30 lat, ugruntowując swoją pozycję jako największa ogólnopolska firma z branży Facility Management oraz lider kompleksowej obsługi nieruchomości. Nasze portfolio obejmuje szeroki wachlarz rozwiązań, począwszy od wysokiej jakości usług żywieniowych, poprzez profesjonalne sprzątanie, aż po wsparcie recepcyjne i usługi concierge w ramach obszaru Soft FM. Zapewniamy również niezawodny serwis techniczny, czyli zaawansowane usługi Hard FM, w skład których wchodzi między innymi obsługa kluczowych systemów ochrony przeciwpożarowej. Nasze zintegrowane usługi zarządzania nieruchomościami (Integrated Facility Management) z sukcesem realizujemy w ponad 200 obiektach o różnorodnym profilu. Dopełnieniem tej kompleksowej oferty jest prowadzenie 45 nowoczesnych restauracji pracowniczych, w których codziennie dbamy o zbilansowane posiłki i satysfakcję zespołów naszych klientów.
- Kompleksowa obsługa gości oraz zarządzanie recepcją
- Rejestrowanie wizyt
- Wydawanie kart dostępu
- Dbanie o estetykę i profesjonalny wizerunek strefy wejściowej
- Zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych
- Koordynacja zaplecza technicznego sal konferencyjnych
- Koordynacja usług cateringowych
- Zamawianie posiłków dla uczestników spotkań
- Obsługa połączeń telefonicznych
- Zarządzanie korespondencją
- Przyjmowanie, sortowanie i dystrybucja przesyłek kurierskich oraz poczty wewnętrznej
- Wsparcie administracyjne w procesie obiegu dokumentów
- Monitorowanie dedykowanej skrzynki e-faktura
- Ścisła współpraca z działem finansowym
- Nadzór nad stanami magazynowymi artykułów biurowych i spożywczych
- Bieżące monitorowanie zapotrzebowania na artykuły biurowe i spożywcze
- Realizowanie zamówień u dostawców artykułów biurowych i spożywczych
- Koordynowanie pracy serwisu sprzątającego
- Monitorowanie jakości wykonywanych usług sprzątających
- Dbanie o utrzymanie czystości w przestrzeniach wspólnych
- Zapewnienie sprawności urządzeń biurowych
- Bieżąca kontrola sprzętu biurowego
- Zgłaszanie usterek urządzeń biurowych
- Utrzymywanie kontaktów z serwisami zewnętrznymi
- Weryfikacja i kontrola dostępu do obiektu
- Sprawdzanie uprawnień osób wchodzących
- Aktualizacja list wejść we współpracy z działem HR i ochrony
- Dyspozycyjność od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00 lub 7.00 – 15.00
- Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację
- Doświadczenie w pracy z narzędziami MS Office (w szczególności Excel, Word oraz PowerPoint)
- Wysoka kultura osobista
- Łatwość w nawiązywaniu relacji interpersonalnych
- Umiejętność efektywnego ustalania priorytetów przy realizacji wielu projektów równolegle
- Praktyczna wiedza zdobyta na pokrewnym stanowisku
- Stabilne zatrudnienie w międzynarodowej organizacji
- Praca od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00 lub 7.00- 15.00
- Prywatna opieka medyczna
- Multisport
- Bony na święta (wg regulaminu)
- Ubezpieczenie na życie
- Płatny program poleceń pracowniczych
- Program Wsparcia Pracowników – indywidualna pomoc z zakresu psychologii, prawa i finansów dostępna 24/7
- Nauka języków obcych – darmowa platforma lub lekcje z lektorem
- Dodatkowe dni wolne na wolontariat
- Dodatkowe dni wolne na badania profilaktyczne