Referent ds. administracyjnych w Biurze Komunikacji Społecznej
UNIWERSYTET MEDYCZNY W LUBLINIE
ogłasza rekrutację na stanowisko:
- Dołączysz do zespołu, który odpowiada za realizację kluczowych działań komunikacyjnych i organizacyjnych jednej z najważniejszych uczelni medycznych w Polsce.
- Będziesz wspierać projekty o dużej skali, czuwać nad sprawnym obiegiem dokumentów, współpracować z jednostkami uczelni i administracją centralną oraz uczestniczyć w przygotowaniu wydarzeń akademickich.
- To stanowisko daje stabilność, realny wpływ na jakość pracy Biura Komunikacji Społecznej oraz możliwość rozwoju w dynamicznym i profesjonalnym środowisku.
Prowadzenie sekretariatu Biura Komunikacji Społecznej
Prowadzenie dokumentacji, rejestrów, umów, delegacji i archiwum jednostki
Przygotowywanie pism, notatek, protokołów, raportów i zestawień
Organizowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej
Monitorowanie terminów oraz weryfikacja zgodności formalnej dokumentów
Przygotowywanie dokumentów do zamówień publicznych, zapytań ofertowych, umów i rozliczeń
Prowadzenie rejestrów
Koordynowanie ogólnouczelnianego kalendarza wydarzeń
Zapewnienie sprawnego przepływu informacji o wydarzeniach w UMLub
Wsparcie organizacyjne konferencji, targów i wydarzeń uczelnianych
Rezerwacja sal, sprzętu oraz zamawianie usług (druk, catering, transport)
Kontakt z dostawcami i partnerami przy sprawach formalno-organizacyjnych
Aktualizacja dokumentów i danych w systemach EZD, SharePoint i Teams
Dbałość o przejrzystość i porządek procesów administracyjnych Biura
Wymagania:
- Wykształcenie: średnie z doświadczeniem administracyjnym lub wyższe; preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia, prawo, komunikacja
- Doświadczenie zawodowe: min. 2 lata
- Staż pracy w obszarze: min. 2 lata w pracy administracyjno-biurowej, obsłudze sekretariatu lub wsparciu organizacyjnym w instytucjach publicznych, edukacyjnych lub administracyjnych
- Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1, umożliwiająca podstawową komunikację oraz obsługę dokumentów i korespondencji międzynarodowej
- Znajomość obsługi komputera i systemów informatycznych: biegła znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) oraz narzędzi biurowych SharePoint, Teams
- Kompetencje miękkie: komunikatywność, bardzo dobra organizacja pracy i zarządzania czasem, umiejętność pracy zespołowej i współpracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły, wielozadaniowość, odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu, dyskrecja i odpowiedzialność
- Znajomość EZD
- Znajomość systemów finansowych (SAP, Simple) i narzędzi do planowania pracy
Oferujemy:
Stabilne zatrudnienie w instytucji publicznej o wysokim prestiżu
Atrakcyjne warunki pracy, pakiet socjalny i benefity
Przestrzeń do rozwoju zawodowego
Współpracę z doświadczonym zespołem ekspertów
- CV
- List motywacyjny
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych pobierz
Oferty prosimy składać do 8 grudnia 2025 r. elektroniczne poprzez przycisk aplikowania.