dolnośląskie / Wrocław

Referent / Referentka, Specjalista / Specjalistka ds. obsługi administracyjnej

dzisiaj

Referent / Referentka, Specjalista / Specjalistka ds. obsługi administracyjnej

Miejsce pracy: Wrocław

Nr ref.: S/W/12/2025

Opis stanowiska:

Osoba zatrudniona na ww. stanowisku będzie odpowiedzialna za obsługę administracyjną Wydziału.

Zakres obowiązków:

obsługa sekretariatu Wydziału oraz katedr Wydziału,
obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
przygotowywanie uchwał, protokołów i głosowań na potrzeby Rady Wydziału oraz współpraca w tym zakresie z Dziekanem Wydziału,
przygotowywanie uchwał, protokołów i głosowań na potrzeby Rady Dyscypliny Naukowej oraz współpraca w tym zakresie z Przewodniczącym Rady Dyscypliny Naukowej,
obsługa administracyjna postępowań w sprawie nadania stopnia doktora oraz stopnia doktora habilitowanego,
archiwizacja dokumentów.

Wymagania:

wykształcenie wyższe,
komunikatywna znajomość języka angielskiego,
mile widzialne doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku,
bardzo dobra znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office,
gotowość do nauki obsługi internetowych baz danych (np. POL-on),
umiejętność redagowania pism, w tym dokumentów o charakterze prawnym,
komunikatywność i umiejętność współpracy w grupie,
umiejętność planowania i organizacji pracy,
systematyczność oraz terminowość.

Oferujemy:

stabilne zatrudnienie na umowę o pracę, z pensją zawsze na czas,
trzyskładnikowe wynagrodzenie: wynagrodzenie zasadnicze + premia regulaminowa + dodatek za wieloletnią pracę (3-20% wynagrodzenia zasadniczego, w zależności od posiadanego stażu pracy),
pakiet benefitów (13-ta pensja, dofinansowanie do wypoczynku pracownika i członków rodziny),
preferencyjne pożyczki, ubezpieczenia grupowe,
atrakcyjny system szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych,
możliwość zaangażowania w inicjatywy charytatywne i działania integracyjne,
atrakcyjną lokalizację w centrum miasta.

Informujemy:

Zgodnie z Ustawą z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich oraz Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 31.07.2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika, każda osoba przed zatrudnieniem zobowiązana będzie przedłożyć dokumenty wymagane w/w przepisami w tym informację z Krajowego Rejestru Karnego, jak również zostanie zweryfikowana w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji na Politechnice Wrocławskiej - kliknij, aby rozwinąć

Dla wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

O zakresie, celach i metodach przetwarzania danych osobowych w związku z rekrutacjami pracowników decyduje Administrator danych czyli Politechnika Wrocławska z siedzibą we Wrocławiu przy Wybrzeżu Wyspiańskiego 27. Kontakt z Administratorem możliwy jest drogą tradycyjną na adres siedziby albo elektronicznie, formularzem na stronie pwr.edu.pl/kontakt. W razie wątpliwości związanych z przetwarzaniem dotyczących Państwa danych przez Administratora proszę o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych. W Uczelni wyznaczono IOD, którym jest r.pr. Sebastian Zalipski - e-mail: IOD@pwr.edu.pl.

Cele i podstawy przetwarzania Państwa danych osobowych:

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO - dla podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia umowy, na Państwa żądanie,
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, (a jeśli w rekrutacji na dane stanowisko potrzebne są specyficzne zaświadczenia o stanie zdrowia to są one przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO) - dla spełnienia naszych obowiązków prawnych w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności art. 22(1) Kodeksu Pracy – oraz art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 560) w związku z par. 14 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika (Dz. U. poz. 1561 z późn. zm.);
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (a w razie udostępnienia danych szczególnej kategorii, także art. 9 ust. 2 lit. a RODO) - w razie dobrowolnego udostępnienia przez Kandydata innych danych niż te, które są wymagane przepisami prawa – przetwarzanie dobywa się na podstawie jego zgody, w celu realizacji procesu rekrutacyjnego,
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (a w razie udostępnienia danych szczególnej kategorii, także art. 9 ust. 2 lit. f RODO) - dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na przeciwdziałaniu oszustwom, czy dla zapewnienia bezpieczeństwa danych podczas rekrutacji.

Zakres danych jakich oczekujemy od Kandydata wynika z art. 22¹ Kodeksu pracy i obejmuje: 1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 4) wykształcenie; 5) kwalifikacje zawodowe; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Informacji o wykształceniu, kwalifikacjach i przebiegu zatrudnienia oczekujemy wtedy gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Informujemy, że obowiązek podania innych danych może wynikać ze szczegółowych przepisów prawa – np. przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi - do uzyskania informacji z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym niezbędne jest podanie numeru PESEL (a w przypadku, gdy osobie wyszukiwanej nie został nadany numer PESEL niezbędne są 1) pierwsze imię, 2) nazwisko, 3) nazwisko rodowe, 4) imię ojca, 5) imię matki, 6) data urodzenia).

UWAGA: udostępnienie informacji przekraczających minimalny zakres danych regulowany prawem pracy poczytujemy za wyrażenie zgody na przetwarzanie tych danych w celu przeprowadzenia rekrutacji. Nieudostępnienie niewymaganych informacji nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji. Wskazanie osób udzielających referencji uznajemy za wyraźne działanie Kandydata oznaczające, że uzyskał on uprzednio ich zgodę na kontakt z nami. Kontaktując się z takimi osobami będziemy mogli informować, że ich dane podał nam konkretny Kandydat.

W razie chęci udziału w przyszłych rekrutacjach, uprzejmie prosimy o zaznaczenie odpowiedniej zgody w formularzu rejestracyjnym oraz ewentualne umieszczenie w CV dopisku: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie podanym przeze mnie w toku postępowania rekrutacyjnego przez Politechnikę Wrocławską do celów uwzględnienia mojej kandydatury przy przyszłych rekrutacjach także po zakończeniu bieżącej rekrutacji”. Jeśli wyrażą Państwo dodatkową zgodę na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach to podstawą takiego przetwarzania danych będzie zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i można taką zgodę cofnąć w dowolnym momencie.

Skąd pozyskujemy Pana/Pani dane? Co do zasady, Państwa dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Państwa. Wyjątkowo, w przypadku Państwa uprzedniej zgody, dane osobowe mogą nam być przekazywane przez podmioty specjalizujące się w rekrutacji, w ramach systemu poleceń lub przez osoby udzielające referencji. Kategorie tak pozyskanych danych osobowych to imię, nazwisko, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, historia zatrudnienia oraz inne dane podane przez Państwa w dokumentach aplikacyjnych.

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

firmy świadczące usługi lub dostarczające rozwiązania informatyczne;
firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe;
wskazane przez kandydata osoby udzielające referencji (w przypadku kontaktu z zapytaniem o rekomendacje);
placówki medyczne prowadzące badania medycyny pracy;
firmy świadczące usługi kadrowe (agencje rekrutacyjne).

Danych osobowych co do zasady nie planujemy przekazywać poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG). Mając na uwadze powszechnie dostępne technologie w naszych rekrutacjach wykorzystujemy czasami narzędzia do komunikacji na odległość. Dotyczy to w szczególności narzędzi do wideokonferencji na co jednak absolutnie nie musicie się Państwo zgadzać bo nie ma to wpływu na wynik rekrutacji.

Politechnika Wrocławska zleca wykonanie określonych czynności bądź zadań informatycznych takim podwykonawcom działającym poza EOG, których uznaje za godnych zaufania. W przypadku tych podmiotów podstawą transferu mogą być (poza zgodą wymienioną powyżej) także decyzje Komisji Europejskiej albo umowy zawierane z takimi dostawcami, w oparciu o standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Od 10 lipca 2023 roku przekazywanie danych z UE do organizacji w USA, które są wymienione w „Wykazie ram ochrony danych”, opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework). Wykaz podmiotów objętych tym porozumieniem znajduje się na stronie: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Naszym pracownikom zalecamy korzystanie w komunikacji z Wami z usług tych dostawców, którzy są na tej liście. Jeśli jednak nie przeszkadza Państwu nie dające się wykluczyć ryzyko uzyskania dostępu do waszych danych i treści rozmów przez dostawców takich narzędzi albo przez organy państw trzecich, które mogą taką komunikację monitorować – to dobrowolne skorzystanie z tych technologii uznać też możemy za Państwa zgodę na transfer danych poza EOG.

Zastosowany przez Administratora sposób zabezpieczenia Państwa danych jest zgodny zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Mogą Państwo zażądać dalszych informacji o stosowanych zabezpieczeniach formalnych w tym zakresie (w zakresie nieobjętym tajemnicą przedsiębiorstwa) oraz wskazanie miejsca ich udostępnienia przez takich dostawców usług. Standardowe klauzule umowne są dostępne bezpośrednio na stronach dostawców takich rozwiązań.

Jak długo przetwarzamy dane przy rekrutacjach? Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez 6 miesięcy, a w razie wyrażenia zgody na udział w dalszych rekrutacjach - 12 miesięcy od daty otrzymania aplikacji. W razie uzyskania uzasadnionej informacji o możliwości wystąpienia ewentualnych roszczeń, będziemy chcieli zachować dane do upływu terminów przedawnienia takich roszczeń dla ochrony prawnych interesów Administratora.

Prawa osób, których dane dotyczą. W sytuacjach przewidzianych prawem (bo niektóre uprawnienia nie przysługują bezwarunkowo) Administrator zapewnia Pani/Panu:

prawo żądania dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo żądania sprostowania (poprawiania) swoich danych,
prawo żądania usunięcia danych osobowych,
prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych,
prawo żądania przeniesienia danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przy czym nie ma to wpływu na przetwarzanie przed terminem cofnięcia,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Informujemy o możliwości skorzystania z przysługujących Pani/Panu praw poprzez kontakt z nami na adres e-mail: oferty.pracy@pwr.edu.pl. Po zweryfikowaniu tożsamości osoby cofającej zgodę na przetwarzanie jej własnych danych zrealizujemy niezwłocznie takie uprawnione żądanie.

Jeśli jest Pan/Pani osobą, której dane dotyczą i uzna, że przetwarzanie jego/jej danych osobowych przez Administratora narusza przepisy RODO może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 -193 Warszawa.

Chociaż dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (np. z użyciem systemu rekrutacyjnego) to jednak Pana/Pani dane nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji skutkującej prawnie lub wywierającej podobnie istotny wpływ dla Pani/Pana.

Jeszcze raz podkreślamy, że podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie przekraczającym wymogi prawa pracy bądź ewentualnie innych szczegółowych przepisów jest dobrowolne. W razie jednak niepodania takich danych osobowych, których podania wymagają przepisy prawa może zachodzić niedopuszczalność nawiązania przez pracodawcę z taką osobą stosunku pracy lub zawarcia z nią umowy cywilnoprawnej. W takim przypadku Pana/Pani kandydatura nie będzie rozpatrywana a dane podane do tej pory zostaną usunięte.