wielkopolskie / Poznań
Sekretarka
2024-04-18
Wielkopolskie Centrum Wspierania Inwestycji Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu poszukuje osoby na stanowisko
Sekretarki w Poznańskim Parku Technologiczno-Przemysłowym.
Sekretarka w Poznańskim Parku
Technologiczno-Przemysłowym
Technologiczno-Przemysłowym
Miejsce pracy: Poznań
Zadania główne:
- odbieranie telefonów wykonywanie czynności w ramach współpracy ze specjalistami ds. zamówień publicznych,
- przygotowywanie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawie zamówień publicznych, wyszukiwanie ogłoszeń w sprawie najmu powierzchni biurowych,
- przygotowywanie ofert, kalkulacji dotyczących najmu,
- prowadzenie w imieniu Pracodawcy negocjacji, rozmów, prezentacji nieruchomości i korespondencji z potencjalnymi najemcami,
- uczestniczenie w tworzeniu projektów umów najmu oraz zgłaszanie w tym zakresie uwag i przekazywanie niezbędnych informacji,
- stały kontakt z najemcami z obszaru inkubacyjnego i technologicznego, utrzymywanie dobrych relacji z najemcami,
- dbanie o stworzenie warunków sprawnego funkcjonowania inkubatora na rzecz innych przedsiębiorców,
- inicjowanie i realizowanie współpracy z instytucjami z otoczenia inkubatora,
- pozyskiwanie klientów na wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych Parku Technologicznego,
- sporządzanie harmonogramu najmu sal konferencyjnych i szkoleniowych,
- czuwanie nad prawidłowym, zgodnym z harmonogramem funkcjonowaniem sal konferencyjnych i szkoleniowych,
- przygotowywanie rozliczeń zużycia mediów przez najemców zgodnie z zapisami umów najmu,
- stała współpraca z działem księgowości, przekazywanie danych z umów najmu w celu wystawiania faktur, wystawiania faktur korygujących, itp.,
- aktualizacja oferty na stronie internetowej,
- dbanie o przechowywanie dokumentacji w miejscu niedostępnym dla osób do tego niepowołanych,
- realizacja wszystkich innych zadań zleconych przez Zarząd Spółki.
Zadania pomocnicze/dodatkowe:
- sporządzanie projektów pism dla Pracodawcy oraz innych wskazanych przez Pracodawcę dokumentów,
- prowadzenie w imieniu Pracodawcy rozmów oraz wszelkiej korespondencji z kontrahentami Pracodawcy oraz innymi wskazanymi przez Pracodawcę podmiotami, według każdorazowo przedstawionych przez Pracodawcę założeń,
- przekazywanie Pracodawcy niezwłocznie niezbędnych informacji oraz innym upoważnionym przez Pracodawcę pisemnie osobom,
- umawianie terminów, w tym w szczególności terminów spotkań, dla Pracodawcy oraz wskazanych przez Pracodawcę osób i ich odnotowywanie w kalendarzach,
- odbieranie wiadomości przesyłanych Pracodawcy w formie elektronicznej oraz przekazywanie niezwłocznie Pracodawcy uzyskanych w związku z tym informacji,
- informowanie Pracodawcy lub innej upoważnionej przez Pracodawcę pisemnie osoby o wszelkich przypadkach naruszenia dostępu do dokumentacji Pracodawcy przez niepowołane do tego osoby,
- przygotowywanie oraz prowadzenie wszelkich postępowań dotyczących zawieranych przez Pracodawcę umów (na zasadach i w trybie obowiązującym Pracodawcę, w tym zgodnie z obowiązującymi regulaminami lub ewentualnie w trybie ustawowym),
- dbanie o prowadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji Pracodawcy, w tym w szczególności protokołów i uchwał z posiedzeń Zgromadzenia wspólników, zarządów oraz Rad nadzorczych, umów (w tym prowadzenie numeracji) w miejscu niedostępnym dla osób do tego niepowołanych.
Wymagane doświadczenie:
- doświadczenie w pracy z klientem,
- doświadczenie w pozyskiwaniu klientów,
- doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji Pracodawcy.
- min. wykształcenie: wyższe
Umiejętności zawodowe:
- obsługa klienta,
- prowadzenie dokumentacji
Miejsce, termin i sposób składania ofert:
- Każdy z kandydatów/ek winien złożyć ofertę zawierającą min.:
- oświadczenie potwierdzające, że kandydat jest obywatelem polskim*, ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych, posiada kwalifikacje wymagane do wykonywania pracy na stanowisku sekretarki w Poznańskiem Parku Technologiczno-Przemysłowym, nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
- *kandydat/ka nieposiadający polskiego obywatelstwa, winien posiadać znajomość języka polskiego potwierdzoną odpowiednim dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej oraz dokument potwierdzający jego prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z prawem obowiązującym w Rzeczypospolitej Polskiej.
- list motywacyjny;
- życiorys (curriculum vitae);
- dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie;
- Termin składania ofert: do dnia 22.04.2024 r., do godziny 16.00.
- Miejsce i sposób składania ofert:
- oferty można złożyć w wersji papierowej: osobiście w sekretariacie Wielkopolskiego Centrum Wspierania Inwestycji Sp. z o.o. z/s 61-441 Poznań, ul. 28 Czerwca 1956 r. nr 406 lub listownie na powyższy adres;
- oferty mogą być również przesyłane za pomocą przycisku aplikowania.