mazowieckie / Warszawa
Sekretarz
2024-12-03
Ministerstwo Obrony Narodowej w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Sekretarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 145643
Warunki pracy
Budynek:
- na zewnątrz: podjazd dla wózków inwalidzkich
- wewnątrz: winda, ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich, brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
Warunki dotyczące charakteru pracy:
- Praca administracyjno-biurowa
- Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
- Obsługa urządzeń biurowych
- Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach - obsługa interesantów i osób spoza urzędu MON zgłaszających się do dyrektora Departamentu oraz jego zastępców.
Zakres zadań
- Zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora Departamentu i jego zastępców, w tym: organizuje bieżącą działalność dyrektora Departamentu, w tym: prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania i wizyty), przyjmuje interesantów, prowadzi terminarz i organizuje spotkania dyrektora Departamentu oraz jego zastępców, wykonuje połączenia telefoniczne, udziela pisemnych odpowiedzi na zaproszenia i zapytania, przygotowuje wzory oraz projekty pism i listów, organizuje odprawy, narady i spotkania, w tym przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się odprawy, narady i inne spotkania, przekazuje pracownikom cywilnym i żołnierzom komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne.
- Sporządza wnioski o polecenie wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych oraz inne dokumenty podróży dla pracowników Departamentu. Wydaje dokumenty po zatwierdzeniu przez dyrektora Departamentu oraz prowadzi rejestr podróży służbowych. Rozlicza delegacje służbowe dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu.
- Monitoruje przejazdy samochodu wykorzystywanego do zabezpieczenia służbowych potrzeb transportowych Departamentu oraz osób upoważnionych.
- Gospodaruje sprzętem znajdującym się w pomieszczeniach sekretariatu i pomieszczeniach dyrektora Departamentu oraz jego zastępców, dba o czystość i porządek w sekretariacie i pomieszczeniach przynależnych poprzez koordynowanie pracy personelu pomocniczego.
- Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.
- Przyjmuje i rejestruje skargi i wnioski wpływające do dyrektora oraz bierze udział w opracowywaniu rocznego sprawozdania ze sposobu rozpatrywania skarg i wniosków.
- Sporządza zapotrzebowania na prasę krajową i zagraniczną oraz dystrybuuje czasopisma w Departamencie.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
- Znajomość ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej
- Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
- Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
- Znajomość ustawy Kodeks postępowania administracyjnego w zakresie skarg i wniosków
- Znajomość zasad savoir vivreu
- Znajomość struktury organizacyjnej MON
- Umiejętność: organizacja pracy własnej
- Umiejętność: współpraca z innymi
- Umiejętność: orientacja na klienta
- Umiejętność: komunikacja, w tym komunikacja pisemna
- Umiejętność: radzenie sobie ze stresem
- Spełnienie wymogu określonego w ustawie o służbie cywilnej dotyczącego zakazu zatrudniania w służbie cywilnej osoby, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - osoba wybrana do zatrudnienia, jeśli urodziła się przed dniem 1 sierpnia 1972 r., będzie musiała złożyć Oświadczenie lustracyjne
- Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub wyrażanie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe