mazowieckie / Warszawa
Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno-projektowej obsługi inwestycji w Zespole Projektowym ds. wybudowania nowoczesnych myjni na terenach Sekcji Napraw i Eksploatacji Taboru
dzisiaj
Spółka "Koleje Mazowieckie - KM" sp. z o.o. w Warszawie zatrudni: Specjalistę/tkę ds. administracyjno-projektowej obsługi inwestycji w Zespole Projektowym ds. wybudowania nowoczesnych myjni na terenach Sekcji Napraw i Eksploatacji Taboru Warszawa Grochów oraz Warszawa Ochota
Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno-projektowej obsługi inwestycji w Zespole Projektowym ds. wybudowania nowoczesnych myjni na terenach Sekcji Napraw i Eksploatacji Taboru Warszawa Grochów oraz Warszawa Ochota
Miejsce pracy: Warszawa
Opis stanowiska:
- Prowadzenie spraw administracyjnych, organizacyjnych i dokumentacyjnych związanych z przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem projektów inwestycyjnych Spółki.
- Wspieranie zespołu projektowego w bieżącej obsłudze inwestycji dotyczących zapleczy technicznych, obiektów budowlanych, infrastruktury kolejowej, układów torowych oraz infrastruktury towarzyszącej.
- Przygotowywanie, porządkowanie i aktualizowanie dokumentacji projektowej, technicznej, formalnoprawnej, finansowej i korespondencji związanej z realizowanymi inwestycjami.
- Prowadzenie i aktualizowanie zestawień, rejestrów spraw, harmonogramów, decyzji administracyjnych, uzgodnień, kosztów, faktur, protokołów oraz innych dokumentów wykorzystywanych w bieżącej obsłudze projektów.
- Współudział w monitorowaniu terminowości, kompletności i zgodności dokumentacji z zakresem umów, harmonogramami i wymaganiami Spółki.
- Wsparcie przy weryfikacji dokumentów przekazywanych przez projektantów, wykonawców, inwestorów zastępczych, inspektorów nadzoru oraz inne podmioty uczestniczące w procesie inwestycyjnym.
- Organizowanie spotkań roboczych, narad koordynacyjnych i uzgodnień, w tym przygotowywanie materiałów, porządków spotkań, notatek oraz zestawień po spotkaniach.
- Udział w radach budowy, naradach, odbiorach dokumentacji, odbiorach usług i robót oraz innych czynnościach związanych z realizowanymi umowami.
- Przygotowywanie projektów pism, notatek, informacji, zestawień, wniosków, materiałów na Zarząd oraz innych dokumentów na potrzeby przełożonych i komórek organizacyjnych Spółki.
- Prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej realizowanych projektów oraz zapewnienie właściwego obiegu dokumentów.
- Wsparcie przy weryfikacji dokumentów finansowo-księgowych dotyczących inwestycji, w tym faktur, protokołów odbioru i dokumentów rozliczeniowych.
- Współpraca z komórkami organizacyjnymi Spółki w zakresie technicznym, finansowym, prawnym, zamówieniowym, eksploatacyjnym i administracyjnym.
- Współpraca z projektantami, wykonawcami, inwestorami zastępczymi, organami administracji publicznej oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym do obsługi prowadzonych spraw.
- Współudział w identyfikowaniu ryzyk terminowych, formalnoprawnych, organizacyjnych i finansowych oraz w przygotowywaniu informacji o stanie realizacji projektów.
- Procedowanie spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zawartymi umowami oraz wewnętrznymi regulacjami i procedurami Spółki.
Wymagania:
- Wykształcenie wyższe, preferowane techniczne, administracyjne, transportowe, kolejowe, budowlane, prawne, ekonomiczne lub z zakresu zarządzania projektami.
- Mile widziane doświadczenie zawodowe w administracyjnej, organizacyjnej, technicznej lub dokumentacyjnej obsłudze inwestycji, projektów, umów albo postępowań formalnoprawnych.
- Mile widziana znajomość procesu inwestycyjnego, w szczególności etapów przygotowania inwestycji, projektowania, uzyskiwania decyzji administracyjnych, realizacji, odbiorów i rozliczania umów.
- Podstawowa znajomość przepisów związanych z procesem inwestycyjnym, w szczególności Prawa budowlanego, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Prawa zamówień publicznych.
- Umiejętność pracy z dokumentacją projektową, formalnoprawną, finansową, kontraktową i przetargową.
- Umiejętność redagowania pism, notatek, informacji, zestawień, wniosków oraz dokumentów formalnych.
- Dobra organizacja pracy, dokładność, terminowość, odpowiedzialność i systematyczność w realizacji powierzonych zadań.
- Umiejętność porządkowania, analizowania i syntetyzowania informacji z wielu źródeł.
- Umiejętność pracy z harmonogramami, rejestrami, protokołami, decyzjami administracyjnymi, fakturami oraz dokumentacją rozliczeniową.
- Komunikatywność i umiejętność współpracy z wieloma uczestnikami procesu inwestycyjnego oraz z różnymi komórkami organizacyjnymi Spółki.
- Samodzielność w prowadzeniu powierzonych spraw, przy jednoczesnej gotowości do pracy zespołowej i konsultowania zagadnień wymagających uzgodnień.
- Zaangażowanie, inicjatywa oraz nastawienie na rzetelne i terminowe wykonywanie zadań.
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel i Outlook.
- Mile widziane doświadczenie przy projektach infrastrukturalnych, kolejowych, budowlanych lub realizowanych przez podmiot publiczny.
- Mile widziana znajomość zasad obiegu dokumentów, archiwizacji dokumentacji projektowej oraz obsługi dokumentów finansowo-księgowych.
Oferujemy:
- Wynagrodzenie w przedziale: 8100-8700 złotych brutto miesięcznie (zawiera stawkę zasadniczą wraz z 15 % premią regulaminową).
- Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.
- Pracę w profesjonalnym i przyjaznym zespole.
- Możliwość rozwoju zawodowego oraz podnoszenia kwalifikacji.
- Pakiet świadczeń socjalnych, w tym m.in. dofinansowanie do opieki medycznej, zajęć sportowo-rekreacyjnych oraz wypoczynku.
- Zniżki na krajowe i międzynarodowe podróże kolejowe dla pracowniczki/pracownika i rodziny.
- Dofinansowanie do okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych.
- Możliwość korzystania z pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej.
- Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) finansowany przez Spółkę.
- Dodatkowy dzień wolny z okazji Dnia Kolejarza.
- Świadczenia i uprawnienia wynikające z ZUZP, w tym np. nagrody jubileuszowe.