Specjalista / Specjalistka ds. administracyjnych i kancelaryjnych
Biuro Polskiej Komisji Akredytacyjnej
poszukuje pracownika/-ów, na stanowisko: Specjalista / Specjalistka ds. administracyjnych i kancelaryjnych
Miejsce wykonywania pracy: Warszawa, ul. Żurawia 32/34
Wymiar etatu: pełny
- Bieżąca obsługa Sekretariatu Biura PKA, w tym dbałość o prawidłowy obieg dokumentów,
- Kompleksowa obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej, w tym w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EZD RP,
- Prowadzenie rejestrów wewnętrznych,
- Obsługa systemów urzędowych, jak np. ePUAP, e-doręczenia,
- Obsługa spotkań i delegacji kadry zarządzającej,
- Prowadzenie korespondencji prowadzonej przez kadrę zarządzającą,
- Kompletowanie dokumentacji podlegającej archiwizacji,
- Współpraca z członkami i ekspertami PKA,
- Współpraca i wsparcie zespołu wdrożeniowego EZD RP, w tym w szczególności administratora merytorycznego systemu EZD RP, w sprawach dotyczących wdrożenia i bieżącego działania systemu EZD RP,
- Udział w opracowaniu regulacji wewnętrznych, materiałów szkoleniowych, szablonów dokumentów, instrukcji i innych dokumentów związanych z wdrożeniem i działaniem systemu EZD RP,
- Wsparcie użytkowników końcowych w obsłudze systemu EZD RP, rozwiązywanie problemów związanych z bieżącą obsługą systemu,
- Monitorowanie poprawności działania systemu EZD RP, współpraca z administratorem technicznym, inicjowanie zmian w systemie,
- Inicjowanie zmian w regulacjach wewnętrznych mających na celu przygotowanie i funkcjonowanie Biura PKA w trakcie wdrożenia oraz po wdrożeniu systemu EZD RP.
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się̨ po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.
Wymagania niezbędne:
- Wykształcenie średnie, wykształcenie wyższe będzie dodatkowym atutem,
- Doświadczenie zawodowe w pracy z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), praktyczna znajomość w zakresie wdrażania, utrzymania i obsługi systemu EZD,
- Biegła umiejętność obsługi komputera, w tym znajomość pakietu MS Office,
- Umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
- Bardzo dobra znajomość języka polskiego, umiejętność analizowania, poprawnego formułowania i redagowania tekstów oraz pism urzędowych, przygotowywania dokumentów wewnętrznych (instrukcji, zarządzeń itp.),
- Wysokie umiejętności komunikacyjne, umiejętność analitycznego myślenia i samodzielnego rozwiązywania problemów,
- Samodzielność w zakresie przydzielonych zadań, umiejętność dobrej organizacji pracy kreatywność, sumienność,
- Znajomość przepisów prawa dotyczących zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną),
- Znajomość i umiejętność stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
- Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
- Zdolność do wykonywania zadań pod presją czasu.
- Dobra znajomość przepisów Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce,
- Wiedza nt. zakresu funkcjonowania Polskiej Komisji Akredytacyjnej,
- Biegła umiejętność obsługi komputera (środowisko Office 365),
- Kandydat powinien spełniać wymagania określone w Kodeksie Etyki PKA, dostępnym do pobrania,
- Doświadczenie w pracy w administracji publicznej.
- CV i list motywacyjny,
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia,
- Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego na wymaganym poziomie lub oświadczenie o takiej znajomości,
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych.
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy.
Terminy i miejsce składania dokumentów:
Dokumenty należy złożyć do: dnia 20 czerwca 2025 r. Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do Biura
Miejsce składania dokumentów:
Biuro Polskiej Komisji Akredytacyjnej, Żurawia 32/34, 00-515 Warszawa (z dopiskiem na kopercie "ogłoszenie o pracę"). Dopuszcza się możliwość złożenia aplikacji za pośrednictwem aplikuj szybko.
Rekomendujemy przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo. Oświadczenia oraz list motywacyjny muszą być opatrzone datą oraz własnoręcznie podpisane. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza
przysięgłego.
Biuro PKA zastrzega sobie możliwość kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.
Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną̨ zniszczone komisyjnie.
Dodatkowe informacje: można uzyskać pod nr telefonu.