Starszy inspektor
Komendant Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:
Stanowisko ma na celu właściwą realizację zadań w zakresie spraw osobowych funkcjonariuszy i pracowników PSG w Medyce. Zapewnienie ciągłości prawidłowego prowadzenia ewidencji obecności oraz absencji w służbie/pracy funkcjonariuszy i pracowników. Opracowywanie wniosków dotyczących mianowania na stanowiska, wyższe stopnie służbowe, wniosków o podwyższenie dodatków służbowych. Sporządzanie szablonów opinii służbowych. Sprawowanie nadzoru merytorycznego nad systemem CBD SG SWK. Osoba zatrudniona na tym stanowisku stanowi niezbędne źródło wiedzy w zakresie znajomości ustawy o Straży Granicznej oraz przepisów wykonawczych w zakresie realizacji spraw osobowych funkcjonariuszy, znajomości Prawa Pracy i Ustawy o Służbie Cywilnej.
WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:
- praca w systemie podstawowym,
- praca biurowa;
- praca związana z obsługa klienta;
- stanowisko pracy zlokalizowane jest na I piętrze w pokoju biurowym w budynku wielokondygnacyjnym na terenie kompleksu koszarowego Placówki Straży Granicznej w Medyce;
- budynek nie w pełni przystosowany do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych (brak wind,podjazdów i innych ułatwień dla osób z niepełnosprawnością ruchową, brak oznaczeń dla osób niewidomych, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym);
- podstawowe wyposażenie stanowiska to: komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner, urządzenia pomiarowe;
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin.
CZAS PRACY: praca w systemie podstawowym w godzinach 7:00-15:00
LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak
UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:
- Upoważniony do: przyjmowania zaświadczeń lekarskich oraz oświadczeń o konieczności sprawowania opieki wraz ewentualną dokumentacją od funkcjonariuszy PSG w Medyce; potwierdzania faktu dostarczenia zaświadczenia lub oświadczenia, albo odmowy przyjecia zaświadczenia lub oświadczenia; dokonywania wstępnej kontroli formalnej dostarczanych dokumentów dotyczacych przebywania funkcjonariuszy SG na zwolnieniach lekarskich.
- Upoważniony do wykonywania czynności administratora związanych z modyfikacjęi uaktualnianiem danych kadrowych w systemie CBD SG SWK.
- Upoważniony do przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym w imiennym upoważenieniu.
- Upoważniony do prowadzenia "Rocznych kart ewidencji obecności funkcjonariusza w służbie"
- Upoważniony do prowadzenia Rejestru poleceń wyjazdu służbowego.
- Upoważniony do odbioru faksów ze stanowiska abonenckiego PSG w Medyce.
- Upoważnionych do przetarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzula "poufne".
- Upoważniony do zamieszczania informacji na stronie internetowej BiOSG.
- Upoważniony do potwierdzania zgodności kopii, odpisów oraz wyciągów z oryginałem dokumentu.
- Upoważniony do wglądu do CBD SG FT-Kadry7.
- Upoważniony do wprowadzenia danych do pragramu "Ocena funkcjonariusza".
ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:
Stanowisko pracy wymaga podejmowania samodzielnych decyzji. Praca ma charakter złożony, obowiązujące przepisy dotyczące prowadzenia spraw osobowych funkcjonariuszy i pracowników są złożone, niespójne, oraz w wielu przypadkach nie wyczerpują całości zagadnienia. Zmiany przepisów oraz ich niejednoznaczność (dodatkowo potęgowana przez brak jednomyślności interpretacji prawnych) wymagają od pracownika umiejętnościach analizy, właściwej interpretacji z kilku dostępnych metod i racjonalnego jej uargumentowania i zastosowania oraz częstej aktualizacji posiadanej wiedzy. Pracownik na tym stanowisku współpracuje z funkcjonariuszami i pracownikami innych Grup i Zespołów w Placówce w zakresie informowania o sprawach osobowych m.in. zasad udzielania zwolnień z zajęć służbowych, terminów urlopów, terminu ważności badań okresowych, terminów opinii służbowych i wiele innych informacji w sprawach osobowych. Pracownik tworzoy bazy danych w programach komputerowych o różnym stopniu trudności, które pomagają usprawnić pracę zespołową. Bazy wykorzystywane są na swoim stanowisku pracy, oraz niejednokrotnie pomagają w pracy innym osobom tj. Komendantowi Placówki, Kierownikom Grup i Zespołów. Od pracownika na tym stanowisku wymaga się znajomość przepisów dotyczących, funkcjonowania systemu CBD SG SWK, Statystyki Pionu Granicznego KGSG, Ft - Kadry 7, doskonalenia lokalnego funkcjonariuszy i pracowników, spraw osobowych funkcjonariuszy i pracowników min. zakres i tryb udzielania zwolnień od zajęć służbowych i zwolnień lekarskich, uposażenia zasadniczego oraz dodatków uposażenia funkcjonariuszy, uprawnień związanych z rodzicielstwem wynikających z Kodeksu Pracy oraz przepisów Straży Granicznej. Na tym stanowisku występują sytuacje stresowe, które wymagają dużej odporności psychicznej w związku z różnorodnością połączenia zadań wykonywanych na danym stanowisku i zadań które wykonywane są pod silną presją czasu.
Przykłady:
- Pracownik przyjmuje zwolnienia lekarskie sprawdzając uprzednio prawidłowość ich wystawienia, w razie potrzeby zwraca je funkcjonariuszowi celem poprawy, uzupełnienia lub zmiany błędnie wprowadzonych danych. W sytuacjach skarajnych kontaktuje się z zakładem opieki zdrowotnej, aby wyjaśnić powstałe wątpiliwości.
- Pracownik nadzoruje proces udzielania zwolnień z zajęć służbowych, oceniając w trakcie sporządzania treść i zasadność wniosków pod względem podstawy prawnej oraz ich kompletność w zakresie zawartych w nich informacji i załączonych dokumentów.
- Brak instrukcji użytkowania CBD SG SWK powoduje, że do systemu często wprowadza się dane nie mając pewności co do ich poprawności, a następnie sprawdza się, czy system właściwie i prawidłowo je przedstawia.
- Pracownik sporządza pomocnicze bazy danych - niezbędna inicjatywa własna, pomysł oraz własna wiedza, niezbędne jest również przetwarzanie danych uzyskanych z jednego systemu, aby je zaimplementować do drugiego np. do Statystyk Pionu Granicznego KGSG dane dotyczęce absencji funkcjonariuszy Placówki, pracownik musi ręcznie zliczyć (bo brak jest możliwości wygenerowania szczegółowego raportu systemu pod tym katem).
- Pracownik obsługuje program EZD, dodatkowo wykonuje prace kancelaryjne polegające na prowadzeniu kilku książek podawczych.
NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:
Praca na zajmowanym stanowisku polega na prowadzeniu w całości spraw związanych ze sprawami osobowymi funkcjonariuszy i pracowników. Osoba zajmująca to stanowisko wykonuje zadania samodzielnie i odpowiada za pracę oraz za przestrzeganie terminów, które zostały wskazane w związku z wykonywanymi zadaniami na tym stanowisku. Realizując daną sprawę, pracownik prowadzi ją od początku do końca. W przypadkach skomplikowanych zbiera i analizuje informacje, które po osobistym zaopiniowaniu przekazuje bezpośredniemu przełożonemu, który wykorzystuje je do dalszych działań o charakterze decyzyjnym. Niezbędna jest właściwa komunikacja i współpraca z innymi pracownikami BiOSG. W celu właściwej i terminowej realizacji zadań. Pracownik na tym stanowisku sam podejmuje decyzje, samodzielnie dobiera środki pracy i sposób realizacji oraz wykonywania określonego zadania w zakresie własnego stanowiska pracy. Z uwagi na dużą liczbę zadań wykonywanych przez pracownika, jedynie w szczególnie trudnych sytuacjach istnieje możliwość zwrócenia się o radę do przełożonego, w takiej sytuacji pracownik przedstawia propozycję rozwiązania problemu wraz z uzasadnieniem. Pomimo, że jest to stanowisko w Referacie Kadrowo Szkoleniowym w zakres jego obowiązków wchodzą również sprawy finansowe.
- Pracownik zatrudniony na tym stanowisku samodzielnie ustala kolejność wykonywanych zadań kierując się zasadą terminowego zrealizowania powierzonych obowiązków.
- Bieżące uaktualniania i nadzorowanie obsady etatowej, CBD SG SWK, wykazu czynników biologicznych.
- Pracownik samodzielnie analizuje planowanie służb w Placówce. W przypadku stwierdzenia niejasności dotyczącej czasu służby, pracownik samodzielnie je wyjaśnia celem naliczenia właściwego wymiaru godzin ze stanem rzeczywistym.
- Nadzoruje wykorzystanie urlopów i przekazuje właściwym przełożonym funkcjonariuszy i pracowników informacje o zbliżających się terminach zaplanowanych urlopów.
- Pracownik sporządza co miesięczne rozliczenie kwoty w sprawie przeznaczenia na nagrody uznaniowe środków uzyskanych z tytułu zmienjszenia uposażeń funkcjonariuszy Straży Granicznej w okresie przebywania na zwolnieniach lekarskich w wyskości kilkunastu tysięcy, czym kwota ta jest rozdzielna na kilkudziesięciu funkcjonariuszy z różnych grup i zespołów (zebranie danych, weryfikacja przydzielanych poszczególnym grupom i zespołom kwot).
- Pracownik sprawuje nadzór i prowadzi ewidencję wykorzystananego przyznanego limitu finansowego na nagrody uznaniowe dla funkcjnariuszy i pracowników.
HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: planowanie do 1 miesiąca
KONTAKTY ZEWNĘTRZNE: kilka razy w miesiącu
- Lekarze, zakłady opieki zdrowotnej, przychodnie lekarskie w celu weryfikacji danych zawartych w przedstawianych przez funkcjonariuszy zaświadczeniach i zwolnieniach lekarskich.
- Sądy rozpatrujące sprawy z udziałem funkcjonariuszy PSG w Medyce w celu uzgodnienia terminów stawiennictwa wezwanych do sądu funkcjonariuszy, usprawiedliwienia ewentualnych nieobecności w sądzie.
CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ:
- zagrożenie naciskami grup przestępczych,
- zagrożenie korupcją,
- bardzo silne nasłonecznienie i wysoka temperatura w pomieszczeniu w okresie letnim,
- na zajmowanym stanowisku występują sytuacje stresowe, które wymagają dużej odporności psychicznej w związku z różnorodnością wykonywanych zadań jak i zadań które niejednokrotnie są wykonywane pod silną presją czasu.
Zakres zadań
- Wykonuje czynności administratora systemu CBD SG SWK w modułach Administrowanie (aktualizowanie danych kadrowych). Słowniki (słowniki związane z jednostką organizacyjną aktualizowanie etatów w poszczególnych Grupach), wprowadzanie do systemu CBD SG SWK informacji o zwolnieniach lekarskich, kursach, zwolnieniach z zajęć służbowych, urlopach wypoczynkowych, dodatkowych.
- Dokonuje kontroli formalnej - na postawie upoważnienia Komendanta BiOSG - dokumentów dotyczących przebywania funkcjonariuszy SG na zwolnieniach lekarskich, a w tym: przyjmowanie zaświadczeń lekarskich oraz oświadczeń o konieczności sprawowania opieki wraz z ewentualną dokumentacją od funkcjonariuszy PSG w Medyce, potwierdzanie faktu dostarczenia zaświadczenia lub oświadczenia, albo odmowy przyjęcia zaświadczenia lub oświadczenia, dokonywanie wstępnej kontroli formalnej dostarczanych dokumentów dotyczących przebywania funkcjonariuszy SG na zwolnieniu lekarskim celem jest zapewnienie uzyskania rzetelnej dokumentacji, która stanowi podstawę do dokonywania potrąceń z uposażenia, związanych z przebywaniem przez funkcjonariuszy na zwolnieniach lekarskich.
- Sprawuje nadzór i prowadzi ewidencję rozliczania przyznanej kwoty na nagrody uznaniowe dla funkcjonariuszy i pracowników PSG w Medyce. Rozliczanie miesięcznych nagród uznaniowych ze środków uzyskanych z tytułu zmniejszenia uposażeń funkcjonariuszy Straży Granicznej w okresie ich przebywania na zwolnieniach lekarskich oraz przesyłanie rozliczenia tej kwoty do Pionu Głównego Księgowego BiOSG. Sporządzanie meldunków i sprawozdań z zakresu merytorycznej odpowiedzialności w celu dostarczania aktualnej informacji związanej z tokiem pełnienia służby. Opracowywanie zestawień, sporządzanie wniosków o mianowanie na wyższe stanowiska służbowe, wniosków o mianowanie na wyższy stopień służbowy, wniosków o przyznanie, zwiększenie lub zmniejszenie dodatków służbowych funkcjonariuszom.
- Sprawuje nadzór nad sporządzaniem wniosków w sprawie wypłaty równoważnika pieniężnego, w razie nie wykorzystania prawa do przejazdu raz w roku do wybranej miejscowości w kraju i z powrotem oraz wniosków o wypłatę dopłaty do wypoczynku w celu przekazania komórce finansowej BiOSG do realizacji.
- Prowadzi ewidencjonowanie obsady stanowisk etatowych PSG kat. I w Medyce oraz dokumentacji związanej z przybyciem/ubyciem funkcjonariusza/pracownika. Weryfikuje dane dotyczące ilości nieobecności funkcjonariuszy w służbie, oraz stanu etatowego Placówki celem wpisania do programu Statystyki Pionu Granicznego KGSG, który ma na celu monitorowanie fluktuacji kadry Placówki i oceny funkcjonowania Placówek pod względem fałszerstw oraz obciążenia funkcjonariusza.
- Zapoznaje funkcjonariuszy i pracowników z rozkazami personalnymi, opracowuje szablony opinii i przekazuje bezpośrednim przełożonym, koordynuje przedsięwzięcia z opiniowaniem funkcjonariuszy i pracowników.
- Nadzoruje termin ważności profilaktycznych badań lekarskich do 90 dni przed terminem ważności badań przesyła informację o konieczności sporządzenia skierowania na badania, na 60 dni przed upływem terminu ważności badań przekazuje egz. nr 2 skierowania do Służby Zdrowia BiOSG. Prowadzi pomocnicze urządzenia ewidencyjne oraz przekazuje i rejestruje korespondencję jawną wychodzącą, przesyła wnioski o wyróżnienie nagrodą pieniężną, oraz o mianowanie na stanowiska.
- Sporządza plan urlopów dla funkcjonariuszy i pracowników, nadzoruje wykorzystanie urlopów przez funkcjonariuszy i pracowników, weryfikuje dokumentacje służbową w zakresie zwolnienia z zajęć służbowych, podróży służbowych itp.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku praca w obszarze kadrowym
- Znajomość ustawy o Straży Granicznej oraz przepisów wykonawczych w zakresie realizacji spraw osobowych funkcjonariuszy
- Znajomość Prawa Pracy
- Znajomość Ustawy o Służbie Cywilnej
- Umiejętność pracy w zespole
- Zdolność analitycznego myślenia, rozwiązywanie problemów
- Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego
- Dyspozycyjność, komunikatywność
- Asertywność oraz umiejętność argumentowania
- Umiejętność wyrażania myśli, zarówno werbalnie, jak i w piśmie
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość obsługi systemu CBD SG SWK
- Znajomość obsługi systemu EZD